Privacybeleid

I.Algemeen 

Samenlevingsopbouw Antwerpen stad vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij: 

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring,
• de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt,
• jouw uitdrukkelijke toestemming vragen als die nodig is,
• passende technische en organisatorische maatregelen namen zodat je persoonsgegevens veilig zijn,
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doelen waarvoor je de gegevens gaf,
• op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop wijzen en ze respecteren.
  

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze deelnemers, vrijwilligers, personeelsleden, leveranciers en alle derden waar onze organisatie mee communiceert. 

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: 

Samenlevingsopbouw Antwerpen stad vzw
Gasstraat 12-14, 2060 Antwerpen
Contactpersoon: Griet van Baarle, stafmedewerker kwaliteit en HR
03 325 67 00 

II.Aard, doel en legaliteit van de verwerking van persoonsgegevens 

Samenlevingsopbouw Antwerpen stad vzw registreert persoonsgegevens van: 

• gewone leden voor het bijhouden van het ledenregister van de vzw en om hen op de hoogte te houden van de interne werking en activiteiten (wettelijke verplichting). 
• doelgroep, vrijwilligers, partners en oplossingsactoren in functie van de organisatie van activiteiten, o.a. voor het opsporen, samenbrengen en het versterken van deze groepen om werk te kunnen maken van collectieve oplossingen voor ervaren problemen (gerechtvaardigd belang). 
• leveranciers, opdrachtgevers en van organisaties die financieel bijdragen aan de werking, in functie van boekhoudkundige administratie (wettelijke verplichting / uitvoering overeenkomst). 
• lezers van onze nieuwsbrief en van leden, gebruikers, medewerkers van partnerorganisaties, en anderen die door ons aangeschreven worden i.v.m. publicaties en evenementen (gerechtvaardigd belang waar het gaat over werk-contactgegevens). 
• haar werknemers en vrijwilligers om haar wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van hun samenwerking te kunnen naleven (wettelijke verplichting / uitvoering overeenkomst).
  

We verzamelen enkel de gegevens die noodzakelijk zijn en gebruiken ze alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verkregen.  

De persoonsgegevens die we verzamelen en gebruiken zijn: identificatie- en contactgegevens (leden, lezers, partners, oplossingsactoren), daarnaast soms ook rekeningnummer (leveranciers) en verder ook rijksregisternummer, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, CV, gevolgde vorming, functioneren en evaluaties (medewerkers).  

In het kader van activiteiten is het bovendien ook mogelijk dat we gebruik maken van beeld- en geluidsmateriaal, meningen, ervaringen, talenten, interesses, en andere (eventueel gevoelige) persoonsgegevens van deelnemers. In dat geval vragen wij steeds (schriftelijk) toestemming hiervoor en heb je het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. 

III.Derde partijen aan wie gegevens worden doorgegeven 

Persoonsgegevens worden enkel aan derde partijen verstrekt indien dit absoluut noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor: 

• het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider) 
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting) 
• het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat 
• het verzekeren van personeel en vrijwilligers
  

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst afgesloten. In de overeenkomst maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. 

Wij kunnen daarnaast persoonsgegevens delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft (bijv. doorverwijzing naar een externe dienst of organisatie). Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. 

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij in een levensbedreigende situatie of als dit wettelijk verplicht is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.   

IV.Minderjarigen 

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 

Hierbij kunnen identificatiegegevens en privé-contactgegevens van de ouders mee verwerkt worden (voor ouderlijke toestemming). 

V.Hoe lang worden de gegevens opgeslagen? 

Samenlevingsopbouw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen per doel verschillen. 

Specificering per categorie:

Persoonsgegevens van:

• leden: tot 5 jaar na ontslag. 
• doelgroep, partners en oplossingsactoren die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt: tot 2 jaar na afronding van de activiteit of het project. 
• leveranciers, opdrachtgevers en van organisaties die financieel bijdragen aan de werking: tot 7 jaar na de laatste verrichting. 
• lezers van onze nieuwsbrief en van personen die door ons aangeschreven worden i.v.m. publicaties en evenementen: tot max 1 maand nadat de persoon heeft aangegeven het infoblad of de info niet langer meer te willen ontvangen. 
• werknemers: tot 25 jaar na stopzetting van de samenwerking.
  

VI.Beheer en beveiliging 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. 

Het gaat o.a. over volgende maatregelen: 

• Alle personen die namens Samenlevingsopbouw Antwerpen stad vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding. 
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.  
• Persoonsgegevens worden opgeslagen in de SharePoint van de organisatie. De toegang is beveiligd met een persoonlijk wachtwoord (= voor iedere medewerker anders).  
• We maken je gegevens anoniem en zorgen voor de beveiliging van je persoonsgegevens als daar aanleiding toe is. 
• Indien Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan word je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
  

VII. Je rechten omtrent je gegevens 

Je hebt recht:

• van inzage en kopies van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben,
• op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn,
• om vergeten te worden, om de persoonsgegevens te laten wissen die we van jou ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. 

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. 

Mocht je vragen hebben of een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je om hierover rechtstreeks met ons contact op te nemen:  

Samenlevingsopbouw Antwerpen stad vzw
Gassstraat 12-14, 2060 Antwerpen
Contactpersoon: Griet van Baarle, stafmedewerker kwaliteit en HR
03 325 67 00 

Je heb de wettelijke mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de:  

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be 

VIII.Wijzigingen aan onze privacyverklaring  

Het privacy beleid van Samenlevingsopbouw Antwerpen stad vzw kan hier ten allen tijde geraadpleegd worden op de website van de organisatie. In iedere communicatie van de organisatie in verband met privacy rechten wordt naar deze tekst op de website verwezen. Samenlevingsopbouw Antwerpen stad vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Wijzigingen zullen worden bekendgemaakt op de homepage van onze website.